Как настроить всплывающие уведомления в outlook 2016

Outlook уведомление о новом письме в папке

Оповещение на рабочем столе — это уведомление, которое появляется на вашем рабочем столе при поступлении нового сообщения электронной почты, приглашения на собрание или поручения. По умолчанию такие оповещения включены.

Информация, отображаемая в оповещении на рабочем столе, зависит от элемента, поступившего в вашу папку Входящие.

Сообщение электронной почты
Отображаются имя отправителя, тема и первые две строки сообщения. В оповещении на рабочем столе не отображается содержимое зашифрованных писем или сообщений с цифровой подписью. Чтобы просмотреть сообщение, просто откройте его.

Приглашение на собрание
Отображаются имя отправителя, тема, дата, время и место проведения собрания.

Поручение
Отображаются имя отправителя, тема и дата начала назначенной задачи.

Просмотрите видеоролик длительностью 1:54 минуты о всплывающих оповещениях (уведомлениях).

Ручной способ настройки программы Outlook

Необходимо запустить утилиту с панели задач. В предложенном списке выбрать пункт «Расширенная настройка». Последний предлагает на выбор 2 варианта:

• подключение через Exchange ActiveSync;
• использование POP, IMAP.

Выбрать нужно последний метод. Он обеспечивает подключение от любого провайдера.

Microsoft Outlook 2016. Настройка почты

Необходимо указать следующие данные:

• свой электронный адрес;
• имя пользователя;
• пароль;
• имя учетной записи;
• сервер входящего почтового ящика (у Gmail – pop.gmail.com);
• вид учётной записи, например, IMAP4 или POP3;
• сервер исходящего email (для Gmail – smtp.gmail.com).

Microsoft Outlook 2016. Настройка учетной записи электронной почты

Важно! Галочки рекомендуется не убирать. Эти пункты обеспечивают шифрование данных и безопасность вашей почты.

После заполнения всех требуемых данных нажать кнопку «Вход». Во всплывающем окне нажать «Готово».

Microsoft Outlook 2016. Работа с почтой на телефоне Microsoft Outlook 2016. Папка Входящие

Теперь электронная почта подключена, и вы спокойно можете пользоваться всем инструментарием.

Outlook позволяет легко планировать встречи с другими. Для этого вы можете просто зайти в календарь, нажать на вкладку « Главная » и выбрать « Новое собрание ».

Здесь вы можете указать участников, день, время, напоминания и другие параметры встречи.

Если вы хотите сделать его повторяющимся собранием, нажмите кнопку « Повторение» в верхней части раздела « Параметры », где вы увидите различные варианты регулярного планирования.

После того, как получатель принял приглашение, вы получите подтверждение для того же.

Вы также получите уведомление, когда пришло время для встречи.

Тишь и благодать

Теперь никакие раздражители не помешают вам работать, учиться или отдыхать. Помните, что пропущенные уведомления всегда можно прочесть в Центре уведомлений справа от часов. Не отключайте их для действительно важных вещей — средств защиты и обновления системы, — благодаря которым ваш компьютер продолжает работать штатно.

У нас есть инструкции по отключению уведомлений для Android, для iPhohe и iPad, а также для macOS. А о том, как достичь еще большего цифрового комфорта, читайте в нашем блоге.

Изменить формат электронной почты в Outlook для Windows

Легко изменить формат электронной почты Outlook, будь то одно сообщение, ответ или пересылка сообщения, или если вы хотите установить формат электронной почты по умолчанию.

Изменить формат электронной почты при ответе или пересылке сообщения

В сообщении выберите Ответить , Ответить всем или Переслать .

Если вы находитесь в области чтения, выберите « Всплывающее окно», чтобы открыть сообщение в отдельном окне. (Если вы не работаете в области чтения, вам не нужно это делать.)

В окне сообщения выберите вкладку « Формат текста ».

В группе « Формат » выберите « HTML» или « Простой текст» , в зависимости от того, какой формат вы хотите использовать. (RTF также вариант.) Ваше сообщение будет отправлено в выбранном вами формате.

Изменить формат электронной почты для одного нового сообщения

Создать новое сообщение.

Если вы работаете в области чтения, выберите « Всплыть» . (Если вы не работаете в области чтения, вам не нужно это делать.)

В окне сообщения выберите « Формат текста» , а затем « HTML» , « Обычный текст» или « Rich Text» .

Изменить формат электронной почты по умолчанию для отправки сообщений

Чтобы установить формат электронной почты по умолчанию:

Перейдите в Файл > Параметры .

В диалоговом окне « Параметры Outlook » выберите « Почта» .

В разделе « Составление сообщений » выберите стрелку « Составить сообщения в этом формате» и выберите « HTML» , « Обычный текст» или « Rich Text» .

Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно параметров Outlook . Ваш новый формат по умолчанию установлен.

Дополнительные советы по включению предупреждений Outlook на рабочем столе

Если вы уже проверили все вышеперечисленные настройки и включили все предупреждения, однако, вы не получаете уведомления о новых письмах, рассмотрите еще одну возможную причину. Если вы создали несколько папок и установили правило, которое автоматически добавляет письма в папки, вы не получите уведомления об этих письмах. Так, это означает, что вы не отключили уведомления Outlook. Вы просто не получите их, если будут получены электронные письма., не в папке «Входящие» по умолчанию вашей учетной записи Outlook.

• Откройте Outlook и перейдите в Файл меню;
• Перейти к Опции;
• Выберите вариант Почта;
• Прокрутите вниз и найдите раздел Настроить почтовое оповещение;
• Проверьте настройки и убедитесь, что все созданные вами папки включены и отслеживаются.

Первоначальная настройка для заранее определенных быстрых шагов

Щелкните опцию «К менеджеру» в предварительно определенных быстрых действиях. Если вы не видите эту опцию, прочтите следующий раздел о том, как создать новые быстрые действия.

Первичная настройка в первый раз

• Введите адрес электронной почты вашего менеджера в поле Кому. Если вы хотите настроить, нажмите кнопку «Параметры», чтобы открыть всплывающее окно «Изменить быстрые действия».

Редактировать быстрые шаги

• Во всплывающем окне «Редактировать быстрые действия» вы можете изменить тему, добавить копию, добавить скрытую копию, установить флаг и важность.
• Вы также можете добавить текст и запланировать сообщение с задержкой в ​​1 минуту.
• Нажмите кнопку «Добавить действие», чтобы добавить дополнительное действие, например, после пересылки, ответа на электронное письмо или перемещения электронного письма в указанную папку. Вы можете создать новую папку, например «Электронное письмо, отправленное менеджеру», и добавить второе действие, чтобы переместить электронное письмо в эту папку. Таким образом, вы можете легко отслеживать электронные письма, пересылаемые вашему менеджеру.
• Настройте ярлык и всплывающую подсказку для действия.
• Нажмите кнопку «Сохранить» во всплывающих окнах, чтобы применить изменения.

Теперь, когда вы выполнили первую настройку Quick Steps для его использования. Прежде чем использовать быстрые действия, давайте также обсудим создание ваших настраиваемых действий.

Настроить индивидуальные быстрые действия

Если вы хотите сделать что-то, не перечисленное в предопределенных быстрых шагах, нажмите «Новый быстрый шаг> Пользовательский».

Вы увидите то же всплывающее окно «Редактировать быстрый шаг».

• Введите имя для своего Quick Step.
• Щелкните раскрывающееся меню «Выбрать действие», чтобы просмотреть список доступных параметров.

Создание нового быстрого шага

• Допустим, вы хотите настроить Quick Step для «Отметить как непрочитанное». Выберите вариант из раскрывающегося списка.
• Щелкните раскрывающийся список ярлыков и выберите существующий ярлык для отмены быстрого действия. Outlook предлагает диапазон сочетаний клавиш от «Control + Shift + 1» до «Control + Shift +9». К сожалению, вы не можете создать собственный ярлык для отмены быстрых шагов.

Ярлык настройки для Quick Step

• Введите текст всплывающей подсказки, который будет отображаться при наведении указателя мыши на имя быстрых шагов на ленте.
• Нажмите кнопку «Готово», чтобы завершить настройку.
• Вы можете увидеть, что только что созданный шаг появляется на ленте, как показано ниже.

Просмотр пользовательских быстрых шагов

Применение быстрых шагов

Теперь, когда вы знаете, как в первый раз настроить Quick Steps по умолчанию, а также создать новый для ваших нужд. Вы можете использовать их одним щелчком мыши.

• Сначала выберите электронное письмо и нажмите «Быстрые действия» на ленте.
• В приведенном выше примере «Отметить как непрочитанное» вы можете использовать сочетания клавиш «Control + Shift + 1», чтобы сделать письмо непрочитанным. Точно так же вы можете переслать электронное письмо своему менеджеру и переместить его в указанную папку одним щелчком мыши.

Управление быстрыми действиями

Вы можете запутаться, если у вас много быстрых шагов. Чтобы управлять всеми существующими быстрыми действиями, щелкните небольшой значок в правом нижнем углу группы быстрых действий на ленте. Вы увидите всплывающее окно «Управление быстрыми действиями», как показано ниже.

Управляйте быстрыми действиями

Здесь вы можете просмотреть все доступные быстрые действия в Outlook.

• Вы можете редактировать, дублировать или удалять Быстрый шаг.
• Создайте новый Quick Steps, нажав кнопку «New» и выбрав нужный вариант.
• Используйте кнопки со стрелками вверх или вниз, чтобы переместить элементы и изменить порядок. Таким образом, вы можете держать наиболее важные быстрые действия в верхней части списка на ленте.

Быстрые шаги против правил

Обратите внимание, что в Outlook также есть правила для перемещения электронных писем в папки. Однако быстрые действия — полезное дополнение к существующим правилам в Outlook. Разница между быстрыми действиями и правилами заключается в том, что вам нужно вызывать быстрые действия вручную, а правила работают автоматически.